Care sunt provocările pe care le întâlnim în etapa de implementare a proiectului?
Implementarea unui proiect din fonduri nerambursabile implică deseori întâmpinarea unor dificultăți de-a lungul derulării proiectului, care au putut sau nu să fie preconizate înca din etapa de pregătire a propunerii de finanțare. Deseori, planificarea inițială a unui proiect, poate să nu mai corespundă cu derularearea la termen a activităților prestabilite, fapt care conduce la necesitatea modificării unor elemente importante din implementarea unei investiții. Toate aceste provocări pot fi însă gestionate, iar riscul diminuat, dacă există o echipă de management cu experiență, în cadrul căreia responsabilitățile sunt împarțite în mod eficient și echitabil.
Facem o scurtă trecere în revistă a celor mai frecvente provocări pe care un benecifiar le poate întâmpina în derularea unui proiect din fonduri nerambursabile:
1. Provocări privind achizițiile din proiect: posibile întârzieri în derularea procedurilor de achiziții; obligativitatea repetării/reluării procedurilor de achiziții; nerespectarea termenelor de livrare/execuție solicitate în cadrul documentației de atribuire; creșterea nejustificată a prețurilor de achiziție propuse în cadrul proiectului.
Măsuri de contracarare/soluționare: prospectarea pieței, elaborarea documentației de atribuire cât mai clare în cerințe, creșterea vizibilității procedurilor de achiziții prin publicarea pe site-ul solicitantului a anunțurilor privind lansarea procedurilor.
2.Provocări financiare: apariția unor costuri suplimentare pentru realizarea investiției (costuri care nu au fost prevăzute inițial în proiect); întârzieri în plata furnizorilor; întârzierile în decontarea cheltuielilor realizate; întârzieri ale livrărilor echipamentelor, cu efecte directe în respectarea graficului de implementare a proiectului.
Măsuri de contracarare/soluționare: planificarea riguroasă și coerentă a activităților; respectarea termenelor de livrare; respectarea termenelor de depunere a cererilor de plată/rambursare; previzionarea unui cash-flow realist; monitorizarea termenelor de plată, livrare și corelarea acestora cu termenele de depunere a cererilor de plată/rambursare; întocmirea corectă a dosarelor aferente cererilor de rambursare/plată.
3.Provocări tehnice: dificultăți în estimarea timpului de execuție și a altor resurse necesare; infrastructura considerată necesară în vederea implementarii cu succes a proiectului nu este corect dimensionată sau nu răspunde unor nevoi specifice care se vor identifica ca urmare a desfășurării activităților proiectului; modificarea locației de implementare a proiectului; modificarea specificațiilor tehnice ale echipamentelor achiziționate prin proiect.
Măsuri de contracarare/soluționare: verificarea și actualizarea specificațiilor tehnice în faza de întocmire a documentației tehnice aferente achizițiilor; consultarea unor arhitecți, în cazul construcțiilor cu experiență vastă pentru partea de estimare a costurilor de construire; actualizarea specificațiilor tehnice ale echipamntelor cu specificații tehnice superioare celor inițiale.
4.Provocări privind managementul proiectului: neimplicarea echipei de implementare a proiectului în mod corect și efectiv în activitățile privind dezvoltarea proiectului; lipsa de experiență a membrilor echipei; dificultăți în respectarea termenelor propuse; plecarea unor membri din echipa de management.
Măsuri de contracarare/soluționare: programarea activităților și alocarea resurselor de către managerul de proiect care va lua în considerare timpul dedicat fiecărei activități; stabilirea termenelor, a duratelor de realizare, a rezervelor de timp și a resurselor necesare pentru fiecare activitate; stabilirea relațiilor de precedență, respectiv dependență între activități, stabilirea clară a activităților care se pot desfășura concomitent; organizarea ședintelor periodice pentru a se stabili atribuțiile și responsabilitățile fiecărui membru al echipei; înlocuirea persoanei plecate din companie cu o persoană care va deține cel putin aceleași competențe și experiență.
5.Provocări legale/fiscale: riscul de modificare a legislației în vigoare, privind dreptul de proprietate intelectuală, protecția datelor cu caracter personal, fiscalitatea, respectiv cuantumul taxelor și impozitelor.
Măsuri de contracarare/soluționare: previzionarea unui cash-flow realist; resursele financiare ale solicitantului să permită acoperirea diferențelor nefavorabile, produse de astfel de situații.
Articolele publicate de Hygia Consult au scopul de a informa cititorii și de a crește nivelul de educație financiară și de afaceri din România.